Активация
Если вы уже используете Dropbox в своей работе, его будет легко использовать в сочетании с PayTraq. Например, с помощью Dropbox вы сможете отправлять документы своему бухгалтеру, сохранять первичный архив документации или фотографии счетов из командировок.
Перейдите в Продажи -> Инбокс закупок -> Каналы
Активируйте канал Dropbox
При активации данного канала в вашем Dropbox будет создана папка: /Apps/Paytraq Inbox
Все файлы, перемещенные в данную папку будут подгружаться в ваш Инбокс.
С данным каналом есть два режима работы.
Импорт данных
Импорт файлов в PayTraq и удаление их из Dropbox. Данный режим при активации канала включен по-умолчанию. Это полуавтоматический режим. Каждый раз для импорта файлов из Dropbox нужно будет нажать кнопку "Импорт данных", которая запустит процесс подгрузки новых файлов в виде сообщений в Вашем инбоксе. При получении каждого сообщения, содержащийся в нем файл из папки канала в Dropbox будет удален.
Данный вариант подходит для организации работы, в которой папка PayTraq приложения в Dropbox используется как буфер обмена, то есть используется только для пересылки файла в PayTraq Inbox, путем временного перемещения файла в данную папку.
Auto Sync
Данный режим работы подразумевает постоянную автоматическую синхронизацию между папкой в Dropbox и Инбоксом закупок. Каждый новый файл добавленный в Dropbox будет сразу появляться в Вашем инбоксе, при этом из Dropbox ничего удаляться не будет.
Данный вариант подходит тогда, когда папка PayTraq приложения в Dropbox будет использоваться как еще одно постоянное место хранения файлов.
Режим Auto Sync может быть подключен в настройках канала.
Оцифровка (Дигитализация)
Для оцифровки полученных документов можно использовать встроенную оцифровку, которую можно подключить в разделе Закупки -> Инбокс закупок -> Оцифровка.
После подключения, в документах, поступающих в Инбокс закупок в форматах PDF, JPG и PNG будет автоматически распознаваться следующая информация:
- Номер документа;
- Дата документа;
- Общая сумма и валюта документа;
- Поставщик.
Если поставщик еще не введен в программу, он будет добавлен автоматически. Для поставщиков из Литвы, Латвии или Эстонии в карточке поставщика будут записаны так же дополнительные данные – адрес и регистрационный номер.