PayTraq Inbox - это выделенный электронный адрес для получения входящих документов.

Любое сообщение с прикрепленным файлом, отправленное на данный адрес автоматически попадет в Ваш Инбокс закупок. Вы можете переправлять на данный адрес письма со счетами, полученными от Ваших поставщиков, давать этот адрес непосредственно поставщикам для отправки на него счетов или например фотографировать мобильным телефоном чеки за бизнес расходы и пересылать туда же сделанные фотографии. Для данных целей можно также использовать приложение PayTraq Mobile.

В Инбокс закупок могут попадать сообщения с файлами следующих типов: JPG, PNG, PDF, DOC, DOCX, EDOC, XLS, XLSX, ODT, ODS, ZIP.  Предварительный просмотр доступен для JPG, PNG, PDF.

Для активации перейдите в Закупки -> Инбокс закупок -> Каналы

Активируйте канал PayTraq Inbox

Вы получите выделенный адрес электронной почты следующего вида - channel.012345@inbox.paytraq.com.

Правила автозаполнения

Правила автозаполнения могут быть определены для упрощения и ускорения дальнейшей обработки данных, содержащихся в документах. Правила используются для автоматического заполнения формы предопределенными значениями.

Вы можете определить столько правил, сколько вам нужно.

Для создания правила перейдите в Инбокс закупок -> Правила и нажмите на кнопку "Создать новое правило".

Задайте название и выберите тип операции для документа. Нажмите Продолжить

Заполните поля для автозаполнения и нажмите на кнопку Изменить. Доступность полей зависит от выбранного типа операции на первом шаге. Вы можете добавить в это правило любые необходимые вам поля, такие как поставщик, описание расходов, сумма (если она фиксированная), счет расходов и налоговый ключ.

 

Инбокс

После получения, сообщение появляется в закладке Инбокс и ожидает дальнейшей обработки.

Для просмотра сообщения нажмите на кнопку Посмотреть. Теперь вы можете применить к нему правило.

Чтобы завершить обработку, вы можете нажать на одну из кнопок ниже.

  • Подтвердить - создаст новый документ закупки и откроет его в режиме просмотра.
  • Продолжить - создаст новый документ закупки и откроет его в режиме просмотра вместе с предварительным просмотром файла.
  • Редактировать - создаст новый документ закупки и откроет его в режиме редактирования вместе с предварительным просмотром файла.

В качестве альтернативы существует также возможность создать новый документ, скопировав предыдущий документ от того же поставщика.

 

Предварительная обработка данных

К сообщениям, пересылаемым по данному каналу могут автоматически быть применены те или иные правила заполнения.

Чтобы применить правило, добавьте #название_правила в текст письма. Кроме того, есть ряд дополнительных тегов, которые также могут заполнять недостающие данные или переписывать информацию в уже заданных в правиле полях. Так, например, тег @amt можно использовать для ввода общей суммы документа, @nr для ввода номера документа, @date для ввода даты. Теги можно использовать все вместе или по отдельности, вместе с правилом или без, в одной строке или каждый в своей строке. Это зависит от того, что вам нужно в данный момент.

Например, вы регулярно получаете счета за интернет.

Вы можете создать для этого счета правило автозаполнения, назвав его, скажем, "internet" и добавить в это правило любые нужные вам поля.

Получив следующий счет, все, что вам нужно сделать, это перенаправить его на ваш адрес PayTraq Inbox, добавив в его тело #internet.

Если вы хотите заполнить также и номер счета, добавьте это: #internet @nr 46756282-2

Для заполнения полей номера, даты и суммы добавьте #internet @nr 46756282-2 @date 01.03.2015 @amt 50.99

Если все поля будут заполнены, при обработке этого сообщения вам нужно будет нажать всего одну кнопку, чтобы ввести данный счет.

Правила автозаполнения могут быть так же привязаны к адресу отправителя, в этом случае они будут применяться для всех сообщений, полученных с данного адреса. Это может быть удобно если сообщения в PayTraq Inbox отправляются непосредственно поставщиком или конкретным подотчетным лицом.

Приоритет применения правил следующий. Правило в теле письма -> правило, привязанное к адресу отправителя -> правило по-умолчанию.