Основы
Расчет зарплаты в программе представляет из себя гибко настраиваемую и калькулируемую форму расчета, отдельно по каждому работнику, состоящую из статей зарплаты. Для каждой статьи зарплата можно использовать предустановленные формулы или фиксированные суммы.
За один расчетный период рекомендуется создавать один расчет зарплаты, в который включать всех работников, получающих зарплату в этом периоде.
Ставку работника (брутто зарплату), тип ставки (фиксированная или почасовая), а так же первый рабочий день можно задать в карточке работника в разделе "Зарплата".
Список всех работников доступен в разделе Мой Paytraq -> Работники.
Если брутто зарплата работника не задана в карточке работника, то ее так же можно задать в первом расчете зарплаты фиксированной суммой.
Создание расчета зарплаты
Расчеты зарплаты создаются в разделе Бухгалтерия -> Зарплата.
Новый расчет может быть создан одним из описанных ниже способов.
Создание расчета зарплаты без данных из предыдущих расчетов
Этот способ подходит, если вы начинаете расчёт впервые или хотите полностью задать данные вручную.
1) Нажмите кнопку ''Создать новый расчет зарплаты".
2) В открывшемся окне выберите период (ежемесячно, еженедельно, другой), за который производиться расчёт.
3) По умолчанию включен флажок ''Все работники'' – в этом случае система создаст черновики расчётов для всех сотрудников со статусом Активный в карточке работника.
Если снять флажок, появится возможность выбрать конкретного сотрудника, для которого будет создан расчёт (или создать нового работника).
4) Нажмите ''Продолжить'' – будут сформированы отдельные черновики расчетов для каждого сотрудника.
Расчеты будут созданы с теми статьями зарплаты, которые в настройках отмечены флажком "По умолчанию". Расчеты будут иметь статус ''Черновик'', и вы можете перейти к их заполнению.
Создание расчета зарплаты копированием предыдущего расчета
Это наиболее удобный способ создания расчетов зарплаты, который значительно экономит время так как при копировании, сохраняются использованные данные и формулы.
1) Перейдите на вкладку ''Расчеты зарплаты''.
2) Откройте последний расчет зарплаты.
3) В форме расчета нажмите на ''Копировать''.
4) В появившемся окне укажите дату выплаты для нового расчета. После нажатия кнопки ''Копировать'' будут сформированы черновики индивидуальных расчетов для каждого из включенных в расчет сотрудников.
Расчеты будут иметь статус ''Черновик'', и вы можете перейти к их редактированию.
Переключение между работниками внутри общего расчета
Переключение между индивидуальными расчетами работников происходит путям выбора работника из списка работников, добавленных в общий расчет за период.
Оранжевый цвет иконки рядом с именем работника означает, что расчет для данного работника находится в черновике.
Добавление нового работника в общий расчёт, созданный копированием
Если с момента последнего расчёта в системе появился новый сотрудник, он не будет автоматически включён в скопированный расчёт.
Для того, что бы добавить его:
1) В новом расчете нажмите на кнопку ''Добавить работника''.
2) В появившемся окне выберите сотрудника, который ещё не включён в данный расчёт.
3) Нажмите кнопку ''Добавить''.
Для него будет создан черновик расчёта, и вы можете перейти к его редактированию.
Удаление работника из расчёта
В случае если нужно удалить одного из работников из расчета, то в расчете зарплаты нужно нажать на кнопку "Удалить работника из расчета".
Редактирование расчета зарплаты
Расчёт зарплаты редактируется и подтверждается отдельно для каждого работника.
Расчёт зарплаты происходит на основании включенных в него статей зарплаты.
Календарь
Календарь праздничных дней доступен на странице расчета при нажатии на иконку календаря.
Все основные праздничные дни уже предзаполнены по-умолчанию, но при необходимости можно внести нужные изменения (например в случае переноса праздничных дней).
Изменения в календаре применяются ко всем работникам.
График работы
График работы может заполняться количеством отработанных часов либо специальным кодом события (отпуск, больничный, прогул) отдельно для каждого дня. Используя опцию автозаполнения одним и тем же количеством часов или кодом можно заполнить сразу все даты по заданному периоду. Код события выбирается пользователем. Рекомендуется для одного и того же события использовать всегда один и тот же код.
График работы для конкретного работника доступен на странице расчет данного работника при выборе соответствующего раздела.
График работы сразу по всем работникам можно загрузить из CSV, нажав на иконку импорта графика.
Суммарное количество часов из графика выводится в заголовке страницы расчета работника
Если график в программе не используется, то общее количество часов можно задать вручную.
Принципы расчета
Расчет зарплаты состоит из статей зарплаты, в статье зарплаты может быть задана формула или фиксированная сумма, которая при выборе данной статьи автоматически попадает в расчет. В самом расчете заданная формула или фиксированная сумма может быть всегда откорректирована вручную.
Для формул используются метки заполнители. Доступность тех или иных меток можно всегда проверить открыв окно подсказок, нажав на иконку вопроса
В верхней части расчета есть так же блок дополнительной информации, в котором выводятся значения определенных меток (то, чем будут заменены метки, в случае их использования)
Брутто зарплата устанавливается в карточке работника, рабочие и фактически отработанные дни выбираются из графика работы, средняя величина рассчитывается на основании предыдущих расчетов.
Метки заполнители
Отпускные и больничные
Для заведения отпускных и больничных необходимо в расчете в блок "Зарплата" добавить соответствующие статьи зарплаты и применить в них формулы расчета, либо завести уже рассчитанные величины.
Авансы
Для зачета выплаченных авансов в расчете в блок "Удержания после налогов" нужно добавить соответствующую статью зарплаты с суммой выплаченного аванса.
Примеры расчетов
Формула для расчета неполного месяца:
R/D*W , где D и W из графика, R из карточки работника
Формула для расчета отпускных:
AVG*DAY(ATV) , где ATV - код для отпускных в графике работы
Формула для расчета больничных:
AVG*(DAY(S75)+DAY(S80)) , где S75 - код из графика для дней, оплачиваемых в размере 75%, код из графика для дней, оплачиваемых в размере 80%
Любое применение формул не является обязательным или заданным только в определенном виде.
Удаление / Возврат на редактирование
Удалить расчет зарплаты по всем работникам можно нажав на кнопку "Удалить". Удалить можно только тот расчет, в котором все индивидуальные расчеты по работникам находятся в статусе черновик.
Если расчет по работнику уже проведен, то его можно вернуть на редактирование. Для этого в расчете зарплаты нужно открыть раздел "Регистр проводок", зайти в проводку, нажать на кнопку "Отменить подтверждение" и затем на кнопку "Редактировать документ".
Если зарплата уже была выплачена, то вначале нужно удалить оплату.
Отчеты по зарплате
Из расчёта зарплаты доступны следующие отчёты: расчёт зарплаты (суммарный расчёт по всем работникам), список к выплате, лист расчёта зарплаты (для работника), график работы.
Зарплатные листы можно отправить работникам по электронной почте.
В разделе Отчеты -> Бухгалтерия доступны также сводные отчеты по всем расчетам за выбранный период
Налоговые отчеты (Латвия)
Выгрузка "Darba deveja zinojums" в xml доступна по кнопке экспорта, либо если подключено EDS API, то отчет можно подать напрямую в EDS.
Отчет формируется по всем работникам, добавленным в расчет зарплаты за выбранный период. Поэтому для конкретного периода должен быть только один расчет.